Warum gerade Polen?

Für polnische Geschäftspartner stellt der Preis das wichtigste Kriterium dar. Daher ist die Ablehnung weiterer Gespräche in Ermangelung der Angabe zumindest einer groben Vorstellung der Preisspannen durchaus nichts Ungewöhnliches. Die Preise in Polen liegen unter dem Niveau in den westeuropäischen Ländern und auch die Konkurrenz vor Ort schläft nicht, aber die Einstellung polnischer Partner gegenüber ausländischen Unternehmen, insbesondere aus Westeuropa oder den USA ist sehr positiv. Der Produktqualität und -reife wird Vertrauen entgegengebracht, was dann auch in eine höhere Preisbereitschaft münden kann.

Hier können attraktive Finanzierungsmöglichkeiten oder großzügige Zahlungsbedingungen als Wettbewerbsvorteil genutzt werden, da die meisten Investitionen nach wie vor über das Eigenkapital der Unternehmen erfolgen.

Anders als in Deutschland steht bei Terminen in Polen zu Beginn etwas Smalltalk an – in Ermangelung anderer Themen auch gerne über das Wetter. Sofort zu geschäftlichen Belangen überzugehen, kann gar als unhöflich empfunden werden. Die persönliche Ebene ist von entscheidender Bedeutung. Geschäftsabschlüsse aus der Ferne ohne ein Zusammentreffen der Beteiligten von Angesicht zu Angesicht stellen ein unmögliches Unterfangen dar.

Ihren polnischen Gegenübern ist eine angenehme Atmosphäre sehr wichtig – sie sagen zwar ihre Meinung klar heraus, sind dabei aber insbesondere bei heiklen Angelegenheiten sehr höflich und diplomatisch, um niemandem auf den Schlips zu treten.

Nach dem Smalltalk gilt es, konkrete Vorschläge vorzulegen – langwierige und schwierige Diskussionen sollten hier vermieden werden.

Bei der Einschätzung von Geschäftssituationen ist zu berücksichtigen, dass in Polen Probleme gerne hochgespielt werden.  Diese Taktik wird oft eingesetzt, um Preise zu drücken oder bessere Vertragsbedingungen herauszuschlagen. Lassen Sie sich auf das Spielchen ein! Auf die Fragen und Bedenken müssen Sie natürlich eingehen, aber nutzen Sie die Gelegenheit auch, um Ihr Angebot aufzupolieren und Ihre Geschäftspartner besser kennenzulernen.

Auch wenn die englische Sprache immer geläufiger wird – insbesondere in den Städten – reicht sie als einziges Kommunikationsmittel bei Terminen selten aus und für Vertragsverhandlungen sind polnische Sprachkenntnisse unumgänglich. Bei Präsentationen und in Terminen kann Englisch ruhig zum Einsatz kommen, ergänzende Unterlagen hierzu sollten allerdings in polnischer Sprache vorgelegt werden – falls möglich im Voraus.

Verträge können zwar zweisprachig aufgesetzt werden, aber im Fall von Rechtsstreitigkeiten ist stets die polnische Version maßgeblich.

Es empfiehlt sich, Gesprächsprotokolle von Terminen zu verfassen – mit Angabe der zu erledigenden Aufgaben, der dafür zuständigen Personen und Fristen –, die dann an alle Teilnehmer verschickt werden. Mit der Nachverfolgung und dem Versenden von Bestätigungen wird es in Polen nicht immer so genau genommen und leichte Verzögerungen gelten üblicherweise als vertretbar. Aufgrund des hervorragenden polnischen Improvisationstalents lassen sich heikle Situationen hier auch meistens kreativ lösen.

… und in Polen ist dies durchaus wörtlich zu nehmen. Auch bei Meinungsverschiedenheiten gilt, dass der Kunde stets im Recht ist. Lieferanten als Partner anzusehen, setzt sich mittlerweile zwar auch in Polen nach und nach durch, allerdings ist der Umgang auf Augenhöhe noch ein Stück weit entfernt. Aufgebrachte Äußerungen und emotionales Verhalten in kritischen Situationen sind keine Seltenheit, aber dies sollte Sie nicht weiter kümmern – Sie haben es halt mit einer überschwänglichen Nation zu tun! Das Gute daran ist die Offenheit der Polen gegenüber verschiedenen Möglichkeiten zur Problemlösung, auch im Hinblick auf neue Ideen, die Hilfe versprechen.

In der polnischen B2B-Welt kommt es eher selten vor, dass Kunden abwandern und von diesem Umstand können Sie nach Abschluss der vertrieblichen Aktivitäten profitieren. Nach wie vor sind erneute Ausschreibungsverfahren oder die Prüfung bestehender Verträge in Polen eine Ausnahme – bei gleichbleibend guter Qualität und Bemühung um Kundenzufriedenheit Ihrerseits sollten Sie also nicht noch einmal in Verhandlungen ziehen müssen.